Controle e Formas de Cobrança

Considerações Iniciais

Temos que aprender, conhecer, analisar, compreender, conceder e contratar o crédito. A operacionalização do contrato significa controlar a cobrança das parcelas, analisando as novas situações, os pagamentos normais por parte dos clientes, como também as cobranças problemáticas.

Toda atividade de cobrança deve ser planejada, por  meio de organização e controle de cada cliente.

O recebimento diário, semanal ou mensal, deve ocorrer de forma previsível, pois todo processo financeiro depende da entrada de recursos no caixa.

Cada valor que não entra, cria um problema para a empresa. Prevenir é uma responsabilidade, e saber cobrar é outra.

 

Operacionalização da cobrança

As informações podem ser listadas, em três grupos:

Executiva: relação de clientes do mês e geral, relação de atrasos e relação de clientes transferidos para cobranças externa.

Controle: resumo da carteira por ordem alfabética, resumo da carteira por ordem de atraso e resumo da carteira por origem.

Gerenciais: análise de recebimentos diários por local, análise dos descontos concedidos e análise dos juros recebidos.

Verifica-se que as informações, para serem organizadas em três grupos, devem ser controladas de acordo com:

  • Ordem de vencimento;
  • Ordem alfabética;
  • Ordem localização;
  • Tipo de carteira;
  • Entradas e saídas diárias de título.

Em razão desse controle, alguns relatórios devem ser emitidos:

Carteira Diária

Deve constar a posição diária da carteira de cobrança. Independente da sua localização, separando-se em vencidos e a vencer. Vencidos, separando-se em crédito em liquidação ou devedores duvidosos, as novas entradas, as saídas, os descontos concedidos, os juros cobrados e um resumo totalizando a carteira.

Novas Entradas

As novas contratações devem ser relatadas de tal sorte que sejam devidamente acompanhadas. Esse relatório deve ter caráter operacional e contábil.

Baixas de Pagamento

Os pagamentos que, recebidos, serão úteis para a contabilidade e demonstram a movimentação – baixa – nas contas a receber, fornecendo informações importantes para o setor de análise de crédito.

 Tipo de Carteira

Os tipos de carteiras da conta a receber podem ser:

  • Cobrança interna;
  • Cobrança bancária;
  • Cobrança terceirizada.

 

Cobrança Interna

A carteira interna exige organização e controle muito bem elaborados, cabendo responsabilidade redobrada para que as datas de cobranças e o controle dos títulos sejam efetuados de forma ordenada.

As datas e os valores devem ser controlados com muita responsabilidade; os funcionários que operam a carteira devem ser bem treinados na operacionalização, pois, além de envolver as finanças, há os aspectos legais envolvidos.

Recomenda-se que o controle seja efetuado de acordo com:

  • Data;
  • Valor;
  • Localização;
  • Nominal.

No caso de atraso, não demorar mais do que três dias para contatar o cliente. Em um primeiro momento por telefone, de forma educada e calma, convide-o para vir conversar acerca do motivo do atraso no pagamento.

No segundo contato, ainda por telefone, tente verificar as causas do atraso, não faça ameaças, seja cordial e gentil, pois o cliente não deve se sentir ameaçado.

Utilizar o bom senso nas atitudes de cobranças. O cliente deve ser tratado de forma gentil de forma a cumprir com o pagamento da dívida. Não se esquecer de que o cliente bem tratado retorna para novos créditos.

Quando os pagamentos ocorrerem com cheques pré-datados, estes devem ser guardados em cofre ou em local com a máxima segurança. Havendo problemas com a cobrança do cheque, deve ser observada a legislação que rege as negociações com os cheques.

Cobrança Bancária

A cobrança bancária é uma prestação de serviço fornecida pelas instituições financeiras às empresas. Estas devem ter conta bancária na instituição financeira. A cada título cobrado deve-se pagar uma taxa que varia de acordo com a instituição financeira.

Normalmente, os títulos de créditos são pagos por meio de um Boleto Bancário, que substitui o título de cobrança – duplicatas, faturas, notas ficais etc. Os boletos são títulos de compensação, ou seja, poderão, até o vencimento, ser pagos em qualquer instituição financeira do sistema de compensação de títulos.

Normalmente, os tipos de cobrança bancária podem ser:

  • Cobrança simples;
  • Cobrança caução;
  • Cobrança desconto.

Cobrança Simples

A cobrança simples é uma prestação de serviços que a instituição financeira fará para seu cliente. A responsabilidade das instruções de cobrança serão do cliente, prazo, multa, correção monetária e protesto. Cabe à instituição financeira efetuar a cobrança e creditar o valor na conta do cliente.

Cobrança Caução

A cobrança caução envolve um título de crédito – letras de câmbio, duplicatas, notas promissórias ou outros títulos. A instituição financeira credita o valor, descontados os encargos correspondentes e recebe os títulos a vencer, ou seja, a empresa desconta os títulos a vencer. Caso não queira descontar o título, enquadra-se na cobrança simples. Os valores dos encargos – juros e correção monetária – devem ser negociados entre a empresa e a instituição financeira.

Cobrança Desconto

Semelhante à cobrança caução, os títulos são descontados, normalmente duplicatas, faturas e demais títulos de cobrança, os valores são devidamente creditados, descontados os encargos contratados. No caso da falta de pagamento do título, o valor correspondente é debitado da conta da empresa. As instruções de cobrança são de responsabilidade da empresa, incluindo-se a instrução de protesto.

O controle da Carteira de Cobrança Bancária deve ocorrer como na Carteira Interna, redobrando-se os cuidados relativos ao recebimento, pois as informações serão encaminhadas pela instituição financeira.v Ocorrendo erros, a responsabilidade é da empresa diante de seu cliente.

Encargos incidentes

Os encargos incidentes nos títulos cobrados devem ser estipulados nas transações e devem constar dos instrumentos contratuais.

Os encargos normalmente cobrados são: multas e juros de mora.

No caso de antecipação de pagamento, devem ser estipulados os descontos a serem concedidos aos clientes.

Cobrança Terceirizada

A cobrança terceirizada ocorre por uma empresa especializada em cobrança, principalmente quando a empresa emitente do título não dispõe de estrutura para efetuar as cobranças. A empresa cobradora efetua cobranças para várias outras empresas, é altamente especializada no desenvolvimento dessa atividade.

O pagamento para a empresa cobradora ocorre com base em percentual, previamente acordado, calculado sobre o valor do título de cobrança.

Havendo atraso no pagamento do título, a empresa toma todas as providências para uma cobrança contenciosa, desde as providências do protesto até a cobrança judicial.

Para as empresas emitentes de títulos de cobranças, que não dispõem de estrutura e custos para efetuá-la, as empresas especializadas são soluções baratas e úteis.

As empresas emitentes de título de cobrança utilizam-se das empresas especializadas, para os títulos em atraso e contenciosas, pois questões judiciais são atividades operacionais específicas dessas empresas.

Atuação e Recebimento de títulos em atraso

A organização e o controle dos títulos em cobrança devem ser feitos com muita responsabilidade. Sua administração deve acontecer por pessoas responsáveis. Os controles devem ser efetuados de forma objetiva e sem atraso, pois o resultado é receber recursos financeiros – dinheiro.

As cobranças de títulos em atraso devem ser observadas com muita responsabilidade. O relatório de atraso deve constar o máximo de informação que facilite a cobrança do título:

  • Número do título;
  • Valor do título;
  • Data de vencimento;
  • Dias de atraso;
  • providências encaminhadas;
  • Tipo de carteira;
  • Outras informações.

As cobranças podem ocorrer por meio de carta, telefonemas, cobradores próprios e cobradores externos.

Carta

Este tipo de cobrança deve ser acompanhado de correspondência elaborada próxima à data de cobrança, lembrando o cliente da data de vencimento do crédito. Nas cobranças bancárias, a própria instituição financeira já encaminha o boleto de cobrança.

Telefonema

A cobrança por telefonema deve ocorrer para as situações de atraso configurado. Os telefonemas devem ser feitos por pessoal devidamente treinado, para não criar clima de conflito. O objetivo é receber, se possível fazer o cliente vir dialogar. Saber o motivo do atraso auxilia muito a cobrança, pois pode ser renegociado o crédito.

Cobradores próprios

A cobrança deve ser efetuada por pessoal muito bem treinado, capaz de dialogar sem ferir o orgulho do cliente, inclusive com poder de renegociação.

A cada cobrança efetuada deve o cobrador efetuar depósito bancário na conta da empresa.

Cobradores externos

A empresa contratada deve demonstrar habilidade no tratamento e cobrança dos clientes. Todas as orientações e condições de cobrança devem ser estabelecidas no contrato entre empresa e o cobrador.

Protesto de títulos

O protesto é uma forma de cobrança legal, ou seja, vencido o título, o protesto constitui-se em registrar em um cartório que o título de crédito não foi pago na data do vencimento e está sendo registrado em local apropriado – cartório de protesto – e, depois, poderá ser cobrado judicialmente.

Todos os títulos de créditos, cheque, duplicatas, faturas, nota promissória, letra de câmbio e outros formalmente constituídos, podem ser protestados e devem ser formalizados no cartório de protesto e devem ser pagas as taxas estipuladas pelo poder público.

Síntese

O procedimento de cobrança exige organização e controle da empresa para, diariamente, organizar as posições corretamente.

No caso de atraso, providências devem ser tomadas a fim de cobrar o atrasado, seja internamente, seja externamente. As providências devem ser previamente planejadas para que não ocorram deslizes.

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